Kỹ năng quản lý là gì? Cách rèn luyện kỹ năng quản lý

Để hoàn thành tốt vai trò dẫn dắt doanh nghiệp phát triển, mỗi nhà quản lý đều cần có kiến thức và kinh nghiệm vững vàng. Họ cũng cần sở hữu những kỹ năng mềm cần thiết. Công việc quản lý không hề đơn giản. Bạn phải chịu trách nhiệm điều hành công việc của công ty và còn phải tổ chức tốt công việc cá nhân. Do đó, bạn cần rèn luyện kỹ năng quản lý để có thể kiểm soát tốt hiệu quả công việc. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về Quản lý và các mô hình, vai trò, trách nhiệm các tầng trong quản lý.

Kỹ năng quản lý là gì?

Kỹ năng quản lý được hiểu là kiến thức và khả năng của mỗi nhà quản lý trong việc thực hiện các công việc cụ thể của công ty. Đó có thể là các hoạt động quản lý công việc hay con người. Kỹ năng quản lý được hình thành thông qua hoạt động tự học và rèn luyện mỗi ngày. Hoặc là thông qua việc thực hiện các hoạt động và nhiệm vụ chuyên môn cần thiết. Kỹ năng quản lý sẽ dần phát triển khi bạn liên tục học tập và trau dồi kinh nghiệm thực tế mỗi ngày.

Theo Wikipedia:

Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ. Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực. Thuật ngữ “quản lý” cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức.

Các nhà khoa học xã hội học nghiên cứu quản lý như một ngành học thuật, điều tra các lĩnh vực như tổ chức xã hội và lãnh đạo tổ chức. Một số người học quản lý tại các trường cao đẳng hoặc đại học. Các bằng cấp chính về quản lý bao gồm Cử nhân Thương mại (B.Com.) Cử nhân Quản trị kinh doanh (BBA.) Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh (MBA.) Và, đối với khu vực công, Thạc sĩ Quản trị Công (MPA). Các cá nhân muốn trở thành chuyên gia quản lý hoặc chuyên gia, nhà nghiên cứu quản lý hoặc giáo sư có thể hoàn thành Tiến sĩ Quản lý (DM), Tiến sĩ Quản trị Kinh doanh (DBA) hoặc Tiến sĩ Quản trị Kinh doanh hoặc Quản lý.

Phân cấp trong quản lý như thế nào?

Các tổ chức lớn hơn thường có ba cấp quản lý, thường được tổ chức theo một cấu trúc phân cấp, kim tự tháp:

• Quản lý cấp cao, chẳng hạn như thành viên Hội đồng quản trị và Giám đốc điều hành (CEO) hoặc Chủ tịch của một tổ chức. Họ đặt ra các mục tiêu chiến lược của tổ chức và đưa ra quyết định về cách thức tổ chức tổng thể sẽ hoạt động. Các nhà quản lý cấp cao thường là các chuyên gia cấp điều hành và đưa ra định hướng cho quản lý cấp trung, những người trực tiếp hoặc gián tiếp báo cáo với họ.
• Quản lý cấp trung, các ví dụ trong số này sẽ bao gồm các nhà quản lý chi nhánh, quản lý khu vực, quản lý bộ phận và quản lý bộ phận, những người cung cấp phương hướng cho các nhà quản lý tuyến đầu. Các nhà quản lý cấp trung truyền đạt các mục tiêu chiến lược của quản lý cấp cao tới các nhà quản lý tiền tuyến.
• Quản lý thấp hơn, chẳng hạn như giám sát viên và trưởng nhóm tiền tuyến, giám sát công việc của nhân viên thường xuyên (hoặc tình nguyện viên, trong một số tổ chức tình nguyện) và đưa ra định hướng về công việc của họ.Yêu Cầu của mỗi cấp bậc trong kim tự tháp quản lý:

Quản lý cao cấp

• Yêu cầu một nguồn kiến thức rộng rãi về các vai trò và kỹ năng quản lý.
• Có nhận thức tốt về các yếu tố ngoại cảnh có thể ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là thị trường.
• Các quyết định của các nhà quản lý cao cấp thường mang tính dài hạn.
• Quyết định của các nhà quản lý cao cấp phải dựa trên các quá trình phân tích, chỉ đạo, các nghiên cứu liên quan tới nhận thức, hành vi, mức độ tham gia hoạt động kinh doanh của các nhân viên.
• Có trách nhiệm với các quyết định mang tính chiến lược.
• Có khả năng vạch ra các kế hoạch làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp.
• Về mặt bản chất, nhà quản lý cao cấp chính là người điều hành cả doanh nghiệp.

Quản lý trung cấp

• Nhà quản lý trung cấp cần có một nguồn kiến thức chuyên ngành về một số nhiệm vụ quản lý.
• Có trách nhiệm về việc thực hiện các quyết định của quản lý cấp cao.

Quản lý hạ cấp

• Cấp quản lý này có nhiệm vụ đảm bảo các kế hoạch và quyết định cúa hai cấp quản lý cao hơn được thực hiện.
• Các quyết định của quản lý cấp này chỉ mang tính thời vụ (ngắn kỳ).

 

Nhiệm vụ cơ bản của việc quản lý

1. Hoạch định: xác định mục tiêu, quyết định những công việc cần làm trong tương lai (ngày mai, tuần tới, tháng tới, năm sau, trong 5 năm sau…) lên các kế hoạch hành động.
2. Tổ chức: sử dụng một cách tối ưu các tài nguyên được yêu cầu để thực hiện kế hoạch.
3. Bố trí nhân lực: phân tích công việc, tuyển mộ phân công từng cá nhân cho từng công việc thích hợp.
4. Lãnh đạo/Động viên: Giúp các nhân viên khác làm việc hiệu quả hơn để đạt được các kế hoạch (khiến các cá nhân sẵn lòng làm việc cho tổ chức).
5. Kiểm soát: Giám sát, kiểm tra quá trình hoạt động theo kế hoạch (kế hoạch có thể sẽ được thay đổi phụ thuộc vào phản hồi của quá trình kiểm tra).

Cơ cấu chính sách kinh doanh trong Quản lý

1. Nhiệm vụ (mission) kinh doanh là mục đích rõ ràng nhất của một doanh nghiệp.
2. Tầm nhìn (vision) của việc kinh doanh phản ánh những nguyện vọng của doanh nghiệp cũng như chỉ rõ phương hướng phát triển và đích đến trong tương lai của doanh nghiệp đó.
3. Mục tiêu (objectives) kinh doanh có quan hệ mật thiết với hệ quả của các hoạt động mà mỗi nhiệm vụ nhất định nhắm vào.
4. Chính sách (policy) kinh doanh là một hướng dẫn bao gồm những quy định, mục tiêu cùng những điều lệ có thể được dùng trong việc ra quyết định của những nhà quản lý. Chính sách cần phải dễ điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tiễn đồng thời phải dễ truyền đạt và dễ hiểu đối với công nhân viên.
5. Chiến lược (strategy) kinh doanh của doanh nghiệp liên hệ chặt chẽ với sự kết hợp hài hòa giữa phương hướng hoạt động trong tương lai, cũng như là các nguồn lực sẽ được sử dụng, để xác định được tầm nhìn của việc kinh doanh và các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Đó là một hướng dẫn tới những nhà quản lý, quy định họ nên cấp phát và sử dụng các yếu tố sản xuất như thế nào để tạo nên lợi thế trong kinh doanh. Bước đầu, họ có thể giúp các nhà quản lý tìm ra loại hình kinh doanh phù hợp.

Tham khảo thêm: Các đề tài về quản lý

Vai trò của nhà quản lý

Vai trò giao tiếp, quan hệ

• Đối với bên ngoài là đại diện cho tập thể mà người đó quản lý.
• Đối với bên trong là lãnh đạo, liên kết mọi người để hoàn thành mục tiêu chung

Vai trò thông tin

• Thu thập thông tin từ cấp dưới
• Phổ biến thông tin từ cấp trên
• Cung cấp thông tin cho bên ngoài

Vai trò quyết định

• Đây là vai trò quan trọng nhất của người quản lý. Nhà quản lý là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về những quyết định của mình.

Kỹ năng của nhà quản lý

Nhà quản lý nói chung cần phải có các kỹ năng sau:

1. Kỹ năng kỹ thuật, chuyên môn: khả năng thực hiện một công việc cụ thể
2. Kỹ năng tư duy, nhận thức: khả năng nắm bắt, nhận thức thông tin, cơ hội, nguy cơ
3. Kỹ năng nhân sự: khả năng giao tiếp, lãnh đạo, động viên…

Tùy vào nhà quản lý đang ở vị trí nào mà yêu cầu đối với các kỹ năng đó có thể khác nhau.

Cách rèn luyện kỹ năng quản lý?

Kỹ năng quản lý bao gồm 3 kỹ năng cơ bản: kỹ năng chuyên môn, kỹ năng tư duy và kỹ năng nhân sự. Để sở hữu kỹ năng quản lý mạnh mẽ, bạn cần chú ý rèn luyện 3 kỹ năng trên.

Rèn luyện kỹ năng chuyên môn

Kỹ năng chuyên môn ở đây không chỉ là khả năng sử dụng máy móc, công cụ kỹ thuật, phần mềm mà còn là nâng cao hiệu quả bán hàng, gia tăng doanh số, tạo ra các sản phẩm mới… Những kỹ năng chuyên môn này cần được rèn luyện theo năm tháng. Tất cả các kiến thức cần được tổ chức bài bản, liên kết chặt chẽ và quan trọng là áp dụng được vào công việc.

Để rèn luyện kỹ năng chuyên môn bạn cần không ngừng học tập và đam mê học hỏi những kiến thức mới có liên quan đến công việc. Không chỉ dừng lại ở việc học tập, bạn còn phải nỗ lực rèn luyện thường xuyên để nâng cao chuyên môn. Một khi bạn đã đứng ở vị trí quản lý thì bạn sẽ ít khi làm những công việc có liên quan đến chuyên môn. Nhưng lúc này nền tảng kiến thức chuyên môn của bạn đã đạt đến trình độ chuyên sâu và bạn sẽ là người sáng tạo nên những kỹ thuật chuyên môn mới.

Rèn luyện kỹ năng tư duy 

Kỹ năng tư duy liên quan đến các phạm trù trừu tượng và phức tạp như chiến lược kinh doanh, đường lối phát triển và các chính sách của công ty. Là một nhà quản lý bạn cần nhận ra bản chất của mọi việc và dự đoán được các tình huống có thể xảy ra. Qua đó có phương án đối phó nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các rắc rối có thể xảy ra.

Trong một công ty thường có nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau. Mỗi bộ phận lại có mục tiêu khác nhau. Kỹ năng tư duy giúp nhà quản lý có khả năng phân tích và hệ thống hóa lại toàn bộ các vấn đề và mối liên quan giữa các bộ phận. Nhờ vậy, họ có thể đưa ra các quyết định phù hợp với mục tiêu kinh doanh chung của công ty.

Để rèn luyện kỹ năng tư duy bạn cần chú ý các điểm sau:

• Chủ động vận động trí óc để tìm ra cách giải quyết công việc nhanh nhất và hiệu quả nhất.
• Học cách làm chủ tư duy sáng tạo, sáng tạo phải phù hợp với thực tế, không quá viển vông hay không thể thực hiện được.
• Dành thời gian thư giãn, gặp gỡ giao lưu với bạn bè để tinh thần luôn thoải mái, cởi mở. Điều này sẽ giúp kích thích khả năng tư duy của bạn.
• Sẵn sàng vận dụng các phương pháp mới vào công việc, đừng nên quá cứng nhắc. Dám nghĩ dám làm là cách rất tốt giúp bạn rèn luyện kỹ năng tư duy.
• Khi có ý tưởng mới hãy hành động, không nên quá lo sợ sẽ thất bại. Hãy tin tưởng vào bản thân để khả năng tư duy sáng tạo của bạn được phát huy tối đa.
• Hãy là một người năng động, sẵn sàng lăn xả, bắt tay vào hành động khi gặp các vấn đề cần giải quyết. Nếu bạn không chủ động xử lý các vấn đề quanh bạn, lâu dần bạn sẽ trở thành người thụ động, không có chính kiến và bỏ lỡ những cơ hội trải nghiệm hiếm có của bản thân.

Rèn luyện kỹ năng nhân sự

Kỹ năng nhân sự thể hiện khả năng phối hợp làm việc, động viên và quản lý nhân sự của nhà quản lý. Trong vai trò của một người quản lý, bạn sẽ phải làm việc với nhân viên và những người đồng cấp khác. Vì vậy có kỹ năng nhân sự bạn sẽ dễ dàng tương tác, làm việc và tạo dựng mối quan hệ với người khác. Đây là kỹ năng cần thiết cho nhà quản lý thuộc mọi cấp bậc khác nhau trong công ty. Kỹ năng này có thể giúp bạn tiến tới vị trí lãnh đạo cấp cao hơn và thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn.

Để rèn luyện kỹ năng nhân sự bạn cần chú ý rèn luyện khả năng giao tiếp thật nhuần nhuyễn, nâng cao khả năng làm việc nhóm, phát triển khả năng tìm hiểu – phân tích thông tin. Ngoài ra bạn cũng nên chú ý rèn luyện khả năng tổ chức, phán đoán và am hiểu công nghệ.

Phẩm chất cần có của nhà quản lý

• Có khả năng giao tiếp tốt với mọi người.
• Có khả năng ra quyết định một cách nhanh chóng.
• Có tính logic, phân tích và lập luận một cách chặt chẽ.
• Có khả năng động viên và lãnh đạo mọi người.
• Có thể làm việc hiệu quả, nhanh chóng và không rời khỏi khi công việc chưa hoàn thành.
• Có khả năng thuyết phục mọi người làm việc.
• Có khả năng ra những mệnh lệnh.
• Có một khả năng về chuyên môn nhất định.

Kỹ năng quản lý sẽ giúp bạn trở thành người dẫn dắt và có tầm ảnh hưởng nhất định tới cách thức và môi trường làm việc. Vì vậy bạn nên chú trọng rèn luyện kỹ năng quản lý để thúc đẩy tinh thần làm việc và đem đến nguồn năng lượng tích cực cho đội ngũ nhân viên. Điều này sẽ đảm bảo mục tiêu công việc hoàn thành nhanh chóng hơn.